Tugas 2 Psikologi Manajemen

A.  Pengorganisasian Struktur Manajemen

1.    Pengertian Struktur Organisasi dan Organizing

a.      Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antar komponen-komponen, bagian, dan posisi dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi menunjukkan hierarki organisasi dan struktur wewenang, serta memperlihatkan aliran pelaporannya. Selain itu, struktur organisasi dapat memberikan stabilitas dan kelanjutan hidup organisasi, serta dapat merinci pembagian aktifitas kerja dan menunjukkan tingkat spesialisasi dari suatu pekerjaan.

   Menurut Robbins (1994), struktur organisasi adalah pengakuan organisasi akan adanya kebutuhan untuk mengkoordinasikan pola interaksi para anggota organisasi secara formal.

Menurut Siswanto, struktur organisasi menspesifikasikan pembagian aktifitas kerja   dan   menunjukkan   bagaimana   fungsi   atau   aktifitas   yang   beraneka   macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukkan tingkat spesialisasi aktifitas kerja. Struktur Organisasi juga menunjukkan hierarki dan struktur otoritas organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya.

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antar komponen suatu perusahaan yang dapat menunjukkan hierarki organisasi, struktur wewenang, dan tingkat spesialisasi aktifitas kerja, serta dapat memberikan stabilitas dan kelanjutan hidup organisasi.

b.      Pengertian Organizing

Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pembagian tugas, wewenang, dan sumber daya di antara anggota organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Pengorganisasian (Organizing) berarti menetapkan sistem organisasi yang dianut organisasi tersebut dan mengadakan pembagian kerja agar tujuan dapat direalisasikan dengan mudah.

Pengorganisasian (Organizing) juga dapat dikatakan sebagai proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Selain itu, dapat pula berarti proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur, serta membagi tugas atau pekerjaan antara para anggota   organisasi   agar   tujuan   organisasi   dapat   dicapai   dengan   efisien.

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang meliputi pembagian tugas dan wewenang antar para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat direalisasikan dengan efisien.

2.    Pengorganisasian Sebagai Fungsi Dari Manajemen

Salah satu fungsi manajemen adalah mengetahui pengorganisasian karena dengan pengorganisasian berarti akan memadukan seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi ke arah tercapainnya suatu tujuan organisasi.

Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen meliputi :

a.      Struktur Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan, serta memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, dan memiliki tujuan yang ditetapkasn secara jelas. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang yang relatif tetap bagi masing-masing orang yang bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri.

Ciri-ciri organisasi formal antara lain :

1)      Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Hierarkinya mengambil bentuk umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya sendiri.

2)      Kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

3)      Organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan.

4)      Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.

5)      Prosedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal, yakni peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang.

6)      Sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.

7)      Sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.

Struktur formal adalah struktur resmi organisasi yang menggambarkan fungsi yang diharapkan dalam organisasi. Struktur organisasi formal dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagi perilaku dalam mengerjakannya.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :

1)      Wewenang

2)      Tanggung jawab

3)      Pertanggungjawaban

4)      Delegasi

5)      Koordinasi

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi formal adalah sebagai berikut :

1)      Anggota (pegawai/karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

Kemampuan dan cara berpikir, serta kebutuhan para anggota untuk untuk bekerjasama dalam merancang struktur organisasi harus diperhatikan. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang, dan hubungan diantara satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Manajer organisasi, terutama manajer puncak, akan mempengaruhi pemilihan strategi dan pemilihan strategi tersebut akan dapat mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi.

2)      Lingkungan yang melingkupinya.

Dalam merancang struktur organisasi formal, perlu dibedakan tiga tipe lingkungan. Tiga tipe lingkungan tersebut antara lain :

-          Lingkungan Stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan (secara tiba-tiba).

-          Lingkungan Berubah (Changing Environment), yaitu lingkungan dimana inovasi(perubahan) mungkin terjadi dalam setiap atau seluruh bidang.

-         Lingkungan Bergejola (Turbulent Environment), yaitu lingkungan dimana sering terjadi perubahan secara drastis.

3)      Strategi organisasi untuk mencapai tujuan.

Strategi menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pemimpin dan bawahan.

4)      Teknologi yang digunakan.

Semakin kompleks teknologi yang digunakan, maka semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Perusahaan yang ingin sukses harus memiliki struktur yang sesuai dengan tingkat teknologinya.

5)      Ukuran organisasi

Semakin besar ukuran organisasi, maka strukrue organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat.

Terdapat beberapa model struktur organisasi formal, antara lain :

1)      Model Hubungan Manusiawi

2)      Model Tradisional

3)     Model Sumber Daya Manusia

b.      Struktur Organisasi Informal

Organisasi informal merupakan jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang terlibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

Struktur organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, serta keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan ataupun tidak.

Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia. Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama, yaitu:

1)      Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara aggota.

2)      Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status, dan rasa aman bagi anggotanya.

3)      Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi.

4)      Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya.

Struktur informal atau “struktur bayangan” adalah struktur tidak resmi, namun memegang peran penting yang mengatur hubungan antar anggota organisasi. Struktur organisasi informal memiliki beberapa manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut :

1)      Membantu pelaksanaan pekerjaan

2)      Memuaskan kebutuhan untuk berinteraksi sosial

3)      Membantu komunikasi antar anggota organisasi

4)      Membantu mengatasi keterbatasan struktur formal

5)      Membantu individu untuk saling mendukung dan melindungi

Selain memiliki beberapa manfaat, struktur organisasi informal juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain :

1)      Rentan terhadap rumor

2)      Memunculkan penyimpangan terhadap tujuan dankepentingan

3)     Terkadang melahirkan resitensi terhadap perubahan

3.    Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

a.       Beberapa manfaat atau kelebihan dari struktur fungsional antara lain sebagai berikut:

·         Efisiensi (melalui spesialisasi).

·         Definisi tanggung jawab yang jelas.

·         Diferensiasi dan delegasi keputusan (operasional sehari-hari).

·         Keahlian fungsional.

·         Hubungan yang erat antara struktur dan strategi (unit terpisah).

·         Mengurangi mekanisme kontrol atau kendali.

·         Pengendalian sentralisasi (keputusan strategik).

·        Pimpinan (CEO) dapat menyentuh atau memegang seluruh operasi.

b.      Beberapa manfaat maupun kelebihan dari struktur divisional antara lain sebagai berikut:

·         Biaya overhead pusat rendah.

·         Kerugian bisnis individu dapat ditutupi (off-set).

·         Ketersediaan keungan untuk bisnis individu.

·        Mudah divestasi untuk perusahaan pengelola.

4.    Kerugian Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

a.       Beberapa kerugian dari struktur fungsional antara lain sebagai berikut :

·         Kesulitan dalam koordinasi fungsional dan pengambilan keputusan antarfungsi.

·         Keterbatasan pengembangan manajer umum (general manajer).

·         Manajer senior mempunyai banyak pekerjaan rutin atau melupakan issu strategik.

·         Persaingan atau konflik fungsional dan spesialisasi yang sempit

·        Potensi untuk konflik antarfungsi (fungsional, bukan bisnis).

b.      Beberapa kerugian dari struktur divisional antara lain sebagai berikut :

·         Kesulitan untuk pengendalian sentral.

·         Ketidaktersediaan keahlian di tingkat grup untuk membantu bisnis individu.

·         Kurang sinergi.

·        Risiko untuk divestasi bisnis individu dengan perusahaan pengelola.

5.    Contoh Kasus Organisasi

       Struktur Fungsional

Dalam menjalankan aktivitas usahanya, P.T. TIFICO Tbk menerapkan struktur organisasi fungsional dimana organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas yang disebut fungsi dalam satu grup. P.T. TIFICIO Tbk mempunyai empat group, yaitu grup administrasi (Administration Group), grup produksi (Production Group), grup machinery (Machinery Group), ISO 9002 & 14000 Project.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari elemen organisasi pada P.T. TIFICO Tbk dapat dikemukakan debagai berikut :

a.       General Manager Manufacturing (GMM)

Memimpin perusahaan dan bertanggung jawab terhadap seluruh kelangsungan hidup perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya, General Manager Manufacturing (GMM) dibantu oleh empat divisi.

b.      Division

Memimpin grup dan bertanggung jawab atas beberapa departemen yang ada dibawahnya. Terdapat empat grup dalam struktur organisasi P.T. TIFICO Tbk, yaitu grup administrasi, grup produksi, grup machinery, dan ISO 9002 & 14000 Project.

c.       Safety and Environmental Control Departement

bertugas memberikan pembinaan mengenai keselamatan kerja karyawan, membuat standar pakaian dan alat kerja sehingga dalam bekerja, karyawan mendapatkan jaminan keselamatan dan apabila terjadi kecelakaan, perusahaan akan bertanggung jawab sepenuhnya dengan catatan ketika kecelakaan terjadi karyawan telah memakai pakaian dan alat keselamatan kerja sesuai standar perusahaan. Bertanggung jawab atas keberlangsungan kondisi lingkungan hidup akibat dampak dari aktivitas produksi perusahaan. Berkaitan dengan hal itu maka departemen ini mengawasi dan mencegah terjadinya polusi dan pecemaran, mengatur gas buang, dan mengolahan limbah.

d.      General Affair Departement

Bertanggung jawab atas :

·         Penyediaan saranan pakaian dan alat keselamatan kerja.

·         Menyediakan dan memelihara fasilitas kantin, mushola, poliklinik, apotik, asrama, dan perumahan (dormitory and mess) karyawan.

·         Menentukan rumah sakit, dokter, apotik yang ditunjuk untuk pelayanan karyawan dan keluarganya.

·         Penyedian alat-alat tenaga kerja.

·         Pengawasan kesehatan karyawan.

·         Penyediaan sarana transportasi anatr jemput karyawan.

e.       Personalia Departement

Bertanggung jawab atas ketenagakerjaan, mulai dari rekruitment karyawan, penggajian, kenaikan jabatan (promosi), penilaian prestasi kerja, penghargaan karyawan secara langsung maupun tidak langsung, dan pengadaan keamanan (security) perusahaan.

f.       Accounting Departement

Bertanggung jawab terhadap masalah keuangan, adapun untuk mengaudit keuangan perusahaan dilakukan oleh tim audit dari luar perusahaan.

g.      Purchasing 1 & 2 Departement

Purchasing 1 bertanggung jawab dalam penyediaan pergudangan dan penyediaan bahan baku (lokal maupun import), sedangkan purchasing 2 bertanggung jawab dalm masalah transportasi bahan baku dan barang produksi.

h.      Polymerrization Production Departement

Mempunyai tugas pokok membuat bahan baku untuk produksi, berupa chips yang diproses dari bahan pokoknya, yaitu Ethelyne Glycol (EG) dan Terepthalic Pure Acid (TPA).

i.        Polymer Tecnology Departement

Melakukan riset dan pengembangan bahan baku chips.

j.        Staple Fiber Production Departement

Memiliki tugas pokok memproduksi kapas polyester (Staple Fiber).

k.      Staple Fiber Tecnology Departement

Mempunyai tugas pokok melakukan penelitian dan pengembangan produk kapas polyester.

l.        FOY Production Departement

Menghasilkan benang polyester dengan berbagai macam jenisnya.

m.    Quality Departement

Membuat standar kualitas filament yang didasarkan pada hasil riset.

n.      Control Departement

Melakukan pengawasan secara ketat terhadap proses produksi filament.

o.      Spinning Draw Yarn (SDY) Production Departement

Menghasilkan filament (benang) dengan menggunakan padat teknologi.

p.      Draw Texture Yarn (DTY) Production Departement

Membuat texture benang sesuai dengan keinginan konsumen.

q.      Maintenance 1 & 2 Departement

Mempunyai tugas pokok menjaga, merawat, dan memperbaiki peralatan mesin-mesin P.T. TIFICO Tbk.

r.        Electricity & Maintenance Departement

Mempunyai tugas pokok menjaga, merawat dan memperbaiki peralatan eletronika P.T. TIFICO Tbk.

s.       Utility 1 & 2 Departement

Mempunyai tugas pokok memasok sumber tenaga listrik, air, dan netrogen.

t.        ISO 9002 Group

Mempunyai tugas pokok mengadakan pengembangan dan pengawasan ISO.

Struktur Divisional

PT Wijaya Karya (Persero) Tbk (WIKA) merupakan salah satu perusahaan konstruksi di Indonesia. Perusahaan ini menerapkan struktur divisional dimana biasanya perusahaan mengubah strukturnya menjadi  struktur organisasi yang terdiri dari beberapa divisi ketika mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda. Tiap-tiap divisi bertanggung jawab atas laba, sehingga memfasilitasi penilaian yang akurat atas laba dan rugi, serta dapat beroperasi dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin mereka akan menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya, sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga akan berbeda dengan divisi yang lain.

Sumber

Arifin, I., & Giana, H. W. (2007). Membuka Cakrawala Ekonomi. Bandung: PT. Setia Purna Inves.

Fuad, M., Christin, Nurlela, Sugiarto, & Paulus. (2006). Pengantar Bisnis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Herujito, Y. M. (2001). Dasar-Dasar Manajemen. Bogor: Grasindo.

Hutabarat, J., & Huseini, M. (2006). Proses, Formasi, & Implementasi Manajemen Strategik Kontemporer : Operasionalisasi Strategi. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.

Sitio, A., & Tamba, H. (2001). Koperasi: Teori dan Praktik. Jakarta: Erlangga.

http://anggifitaloka93.blogspot.co.id/2014/10/pengorganisasian-struktur-organisasi.html

http://docslide.net/documents/pengantar-manajemen-dan-organisasi.html

http://imanagementpetra.blogspot.co.id/2013/04/divisional-organization.html

http://lauqment.blogspot.co.id/2013/11/struktur-organisasi.html

http://perilakuorganisasi.com/struktur-organisasi.html

B.  Actuating dalam Manajemen

1.    Pengertian Actuating dalam Manajemen 

Penggerakan (actuating) merupakan salah satu fungsi manajemen dalam suatu rangkaian proses manajemen yang tugasnya menjalankan segala aktifitas atau tindakan guna mencapai tujuan atau sasaran yang telah direncanakan. Fungsi penggerakan (actuating) sangat menentukan sukses atau tidaknya seseorang di dalam organisasi.

Menurut George R. Terry (1986), actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut. Sementara menurut Keith Davis, actuating adalah kemampuan membujuk orang-orang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuh semangat.

Dapat dikatakan juga bahwa penggerakan (actuating) adalah usaha menggerakan seluruh orang yang terkait untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan benar.

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa penggerakan (actuating) merupakan suatu usaha menggerakan seluruh anggota kelompok yang terkait untuk menjalankan atau melaksanakan segala aktifitas atau program kegiatan yang sesuai dengan bidangnya masing-masing untuk mencapai tujuan atau sasaran perusahaan yang telah direncanakan.

2.    Pentingnya Actuating dalam Manajemen

Penggerakan (actuating) merupakan suatu bagian yang sangat penting dalam manajemen karena tanpa penggerakan (actuating), maka perencanaan dan organisasi (planning and organizing) tidak dapat direalisasikan dalam kenyataan.

Pentingnya penggerakan (actuating) dalam manajemen disebabkan oleh beberapa hal, antara lain sebagai berikut:

a.       Penggerakan (actuating) adalah usaha untuk menggerakkan manajemen.

b.      Manusia adalah unsur yang pertama dan utama dalam kegiatan manajemen.

c.       Perencanaan berhasil karena manusia menyatukan dan menghimpun kegiatan-kegiatan bersama yang tepat.

d.      Organisasi menjadi efektif apabila manusia menggunakannya untuk bekerja sama secara baik dan tertib.

e.       Pengawasan akan efektif karena digunakan untuk membantu manusia dalam mencapai tujuannya.

f.       Manajemen akan berhasil apabila menggerakkan orang-orang atau manusia yang kompeten dengan tepat.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan (actuating) adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

a.       Merasa yakin akan mampu mengerjakan.

b.      Merasa yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya.

c.       Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan.

d.      Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

e.       Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak.

3.    Prinsip Actuating dalam Manajemen

Penggerakan (actuating) dalam manajemen memiliki prinsip-prinsip yang dapat menjadikan penggerakan (actuating) itu sendiri memperoleh hasil yang maksimal.) Menurut Kurniawan (2009), terdapat beberapa prinsip penggerakan (actuating) dalam manajemen, antara lain:

a.       Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya.

b.      Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia.

c.       Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi.

d.      Menghargai hasil yang baik dan sempurna.

e.       Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih.

f.       Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup.

g.      Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya.

Dalam manajemen, suatu penggerakan (actuating) bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, penggerakan (actuating) juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda, memiliki pandangan dan pola hidup yang berbeda-beda pula. Oleh karena itu, penggerakan (actuating) yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip. Menurut Haris (2011), terdapat tiga prinsip yang harus dipegang oleh pimpinan dalam melakukan suatu penggerakan (actuating), yaitu:

a.      Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa semakin efektif suatu proses pengarahan, maka akan semakin besar sumbangan anggota terhadap usaha mencapai tujuan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong seseorang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedangkan kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab bawahan. Apabila bawahan hanya memiliki satu jalur dalam melaporkan segala kegiatannya dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta akan semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Sumber

Wiyono, S. (2004). Manajemen Potensi Diri. Jakarta : Grasindo.

Mulyono. (2008). Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta : Ar-Ruzz Media.

http://digilib.uinsby.ac.id/7764/3/bab%202.pdf

http://www.slideshare.net/agussaefudin2/makalah-penggerakan-pendidikan

Tugas 1 Sistem Informasi Psikologi

Sistem Informasi dan Penerapannya di Bidang Perdagangan

Sistem Informasi menurut Robert A. Leitch dan K. RoscoeDavis (Jogiyanto, 2005:18) adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem Informasi merupakan sekumpulan data yang terorganisasi beserta tata cara penggunaannya yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan, yaitu mengendalikan organisasi dan memberikan informasi yang dapat mendukung pengambilan suatu keputusan.

Untuk memenuhi permintaan penggunaan tertentu, maka struktur dan cara kerja sistem informasi berbeda-beda tergantung pada keperluan atau permintaan yang harus dipenuhi.

Penerapan Sistem Informasi banyak dilakukan di berbagai bidang untuk dapat memenuhi berbagai macam kebutuhan. Salah satunya adalah penerapan Sistem Informasi di bidang perdagangan. Pada penerapan Sistem Informasi di bidang perdagangan, kita dapat menggunakan sistem informasi dalam perdagangan melalui jaringan elektronik.

Perdagangan melalui jaringan elektronik merupakan transaksi bisnis yang menggunakan akses jaringan, sistem berbasis komputer, dan jaringan internet. Terdapat dua jenis perdagangan melalui jaringan elektronik, yaitu :

1.  Business-to-Customer (B2C)

   Perdagangan melalui jaringan elektronik yang berkenaan dengan transaksi antara suatu perusasahaan dengan pemakai akhir dari produk.

2.  Business-to-Business (B2B)

   Perdagangan melalui jaringan elektronik yang berkenaan dengan transaksi antara perusahaan-perusahaan yang tidak melibatkan pemakai akhir.

Perdagangan melalui jaringan elektronik juga memiliki beberapa manfaat, yaitu :

·         Pelayanan pelanggan yang lebih baik.

·         Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.

Selain memiliki beberapa manfaat, perdagangan melalui jaringan elektronik juga memiliki beberapa kendala, yaitu biaya tinggi, masalah keamanan, dan perangkat lunak yang belum atau tidak tersedia.

Perdagangan malalui jaringan elektronik dapat berjalan dengan mengumpulkan Intelijen Bisnis dan membentuk suatu Sistem Antar Organisasi (Interorganizational System – IOS). Penjelasannya sebagai berikut :

1.  Intelijen Bisnis

     Aktifitas mengumpulkan informasi tentang elemen-elemen dalam lingkungan yang berinteraksi dengan perusahaan.

     Terdapat beberapa tugas Intelijen dasar, yaitu :

·         Mengumpulkan Data

Perusahaan mengumpulkan langsung data primer dan data sekunder yang disediakan pihak lain untuk perusahaan.

·         Mengevaluasi Data

Data primer dan data sekunder dievaluasi untuk memastikan akurasinya sebelum digunakan.

·         Menganalisa Data

Tujuannya adalah untuk mengubah data menjadi Intelijen.

·         Menyimpan Intelijen

Intelijen yang ada harus disimpan sedemikian rupa, sehingga mudah untuk pengambilan kembali.

·         Menyebarkan Intelijen

Setelah dalam penyimpanan, Intelijen diambil kembali dengan memasukkan parameter pencarian tertentu.

2.  Sistem Antar Organisasi (Interorganizational System – IOS)

   Suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait, sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS adalah Mitra Dagang atau Mitra Bisnis.

     IOS memiliki beberapa manfaat secara langsung, antara lain :

·         Efisiensi Komparatif, yaitu dapat menyediakan barang dan jasa lebih murah dari pesaing.

·         Efisiensi Internal, yaitu perbaikan-perbaikan dalam perusahaan.

·   Efisiensi Antar-Organisasi, yaitu perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain.

·  Kekuatan Tawar Menawar, yaitu kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggan yang menguntungkan dirinya. Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar, yaitu keistimewaan produk yang unik, penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian, dan peningkatan biaya peralihan.

Selain memiliki beberapa manfaat secara langsung, IOS juga memiliki beberapa manfaat secara tidak langsung, antara lain :

·         Mengurangi biaya

·         Mengurangi kesalahan

·         Meningkatkan efisiensi operasional

·         Meningkatkan pelayanan pelanggan

·         Meningkatkan kemampuan bersaing

·         Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

Sumber

·         http://dokumen.tips/documents/penerapan-sistem-informasi-dibidang-perdagangan.html

· http://www.ilmumanajemen.com/index.php?option=com_content&view=article&id=55:psi&catid=39:msi&Itemid=57