I. Komunikasi
dalam Manajemen
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi merupakan rangkaian proses pengalihan
informasi dari satu orang kepada orang lain dengan maksud tertentu. Menurut
Theodorson dan Thedorson, komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai
sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui
simbol-simbol.
Sementara menurut Edwin Emery, komunikasi adalah
seni menyampaikan informasi, ide, dan sikap seseorang kepada orang lain. Menurut
William Albig, komunikasi adalah proses sosial, dalam arti pelemparan
pesan/lambang yang mana mau tidak mau akan menumbuhkan pengaruh pada semua
proses dan berakibat pada bentuk perilaku manusia dan adat kebiasaan.
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa
komunikasi adalah seni menyampaikan informasi, penyebaran informasi, atau
rangkaian proses pengalihan informasi dari seseorang kepada orang lain terutama
melalui simbol-simbol atau dapat juga diartikan sebagai proses sosial yang akan
menumbuhkan pengaruh pada semua proses dan berakibat pada bentuk perilaku
manusia dan adat kebiasaan.
B. Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah setiap langkah mulai dari
saat menciptakan informasi sampai dipahami oleh komunikan. Dalam aplikasinya,
langkah-langkah dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:
1. Langkah pertama,
ide atau gagasan diciptakan oleh sumber atau komunikator.
2. Langkah kedua,
ide yang diciptakan tersebut kemudian dialihbentukan menjadi lambang-lambang
komunikasi yang mempunyai makna dan dapat dikirimkan.
3. Langkah ketiga,
pesan yang telah di-encoding tersebut
selanjutnya dikirimkan melalui saluran atau media yang sesuai dengan
karateristik lambang-lambang komunikasi ditujukan kepada komunikan.
4. Langkah keempat,
penerima menafsirkan isi pesan sesuai dengan persepsinya untuk mengartikan
maksud pesan tersebut.
5. Langkah kelima,
apabila pesan tersebut telah berhasil di-decoding,
khalayak akan mengirim kembali pesan tersebut ke komunikator.
Wilbur
Schramm mengatakan bahwa untuk terjadinya proses komunikasi paling sedikit
harus memiliki 3 unsur komunikasi, yaitu komunikator, pesan, dan komunikan.
Menurut
Bovee dan Thill dalam buku Business
Communication Today, 6e, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu:
1. Pengirim
mempunyai suatu ide atau gagasan.
2. Pengirim
mengubah ide menjadi suatu pesan.
3. Pengirim
menyampaikan pesan.
4. Penerima
menerima pesan.
5. Penerima
menafsirkan pesan.
6. Penerima
memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.
C. Hambatan Komunikasi
Ada
banyak hal yang dapat mengganggu kita untuk berkomunikasi secara efektif.
Komunikasi dikatakan berhasil hanya jika penerima memahami pesan seperti yang
dimaksudkan oleh pengirim. Gangguan merupakan segala campur tangan dalam proses
komunikasi yang mengubah atau mengaburkan apa yang diartikan oleh pengirim.
Menurut
Robbins (2003), ada empat hambatan komunikasi yang akan mempengaruhi kualitas
komunikasi yang kita lakukan, diantaranya adalah:
1.
Perbedaan
Bahasa dan Persepsi
Setiap
hari kita menerima input berupa
pemandangan, suara, bau, dan sebagainya. Lesikar dkk (1999) mengilustrasikan
pikiran kita yang mengatur input
menjadi peta mental (mental map) yang
mewakili persepsi kita mengenai realitas. Bahkan bila dua orang mengalami
peristiwa yang sama, bayangan mental mereka mengenai peristiwa itu tidak akan
identik. Karena persepsi seseorang unik, maka gagasan yang ingin disampaikan
berbeda dengan orang lain. Sebagai pengirim, seseorang memilih rincian yang
tampaknya penting bagi dirinya, yaitu proses yang dikenal sebagai persepsi
selektif. Sebagai penerima, seseorang mencoba menyesuaikan rincian baru ke
dalam pola yang sudah ada dala dirinya. Apabila rincian yang dimaksud tidak ada
kesesuaian, kita cenderung mengubah informasi itu ketimbang mengatur ulang pola
yang sudah ada. Hal ini yang menyebabkan pengertian kita terhadap sesuatu hal
akan berbeda secara dramatis dengan orang lain. Namun, semakin banyak
pengalaman yang dibagi, semakin tinggi tingkat pemahaman satu sama lain.
2.
Gangguan
Komunikasi
Menurut Locker (2000), ada 2
gangguan dalam berkomunikasi, yaitu:
a. Gangguan Emosional
Seseorang akan kesulitan dalam
menyusun pesan jika sedang kecewa, marah, atau takut. Hal ini yang menyebabkan
gagasan dan perasaan sering membuat seseorang sulit bersikap objektif. Walaupun
kita tidak mungkin menghindari komunikasi dengan orang lain ketika emosi kita
terlibat, namun akan lebih baik apabila kita waspada akan kemungkinan besarnya
kesalahpahaman yang akan terjadi akibat emosi kita terlibat di dalamnya.
b. Gangguan Fisik
Hambatan
komunikasi sering kali bersifat fisik, yaitu hubungan yang buruk, akustik yang
jelek, dan tulisan yang tidak dapat dibaca. Gangguan jenis ini dapat menghambat
pesan yang sebenarnya efektif. Penerima pesan mungkin terganggu oleh kursi yang
tidak nyaman, cahaya yang redup, masalah kesehatan, atau beberapa kondisi yang
menimbulkan gangguan secara fisik. Semua gangguan ini pada umumnya tidak
menghambat komunikasi, tetapi akan mengurangi konsentrasi penerima.
3.
Overload Informasi
Komunikasi
bisnis sering terganggu karena materinya rumit dan kontroversial. Jumlah pesan
bisnis yang disampaikan semakin hari semakin banyak dan peluang untuk
terjadinya umpan balik sering terbatas, sehingga sulit untuk meluruskan salah
pengertian ketika hal itu terjadi. Dengan memahami berbagai tipe hambatan
komunikasi yang ada dalam organisasi, peluang untuk mengatasinya akan
meningkat. Teknologi baru pada satu sisi semakin mempermudah pekerjaan staf
administrasi, namun di sisi lain juga menambah beban mereka. Sebagai akibatnya,
sebagian besar orang terbenam dalam pesan dan akan mengabaikan berita yang
menurut mereka tidak penting, menunda menanggapinya, atau menjawab tidak
lengkap atau tidak akurat.
4.
Penyaringan
yang Tidak Tepat
Menyaring
adalah membuang atau menyingkat informasi sebelum pesan itu diteruskan kepada
orang lain. Namun apabila hal tersebut mempengaruhi jumlah dan mutu informasi
yang diteruskan, tentu akan mempengaruhi komunikasi efektif yang diharapkan.
Penyebab-penyebab
dari hambatan komunikasi antara lain sebagai berikut:
1. Komunikator
berpikir dalam lingkup dirinya sendiri;
2. Berbicara
dengan konteks penuh rahasia dan disampaikan dalam waktu yang kurang tepat;
3. Tanpa
memberi contoh nyata, penjelasan sifatnya hanya umum;
4. Bersikap
diktator, kurang menggunakan perasaan sebagai pimpinan, sebagai teman;
5. Lamban,
tidak efisien;
6. Terlalu
cepat mengambil keputusan;
7. Tidak
konsekuen, tidak ada alternatif.
D. Definisi Komunikasi Interpersonal Efektif
dalam Organisasi yang Mencakup Componential
dan Situational
Komunikasi interpersonal dapat dikatakan efektif
apabila pesan diterima dan dimengerti sebagaimana dimaksud oleh pengirim pesan,
pesan ditindaklanjuti dengan sebuah pembuatan secara sukarela oleh penerima
pesan, dapat meningkatkan kualitas hubungan antarpribadi, dan tidak ada
hambatan akan hal itu (Hardjana, 2003 dalam Suranto, 2011). Komunikasi
interpersonal efektif adalah komunikasi yang terkandung dalam tatap muka dan
saling mempengaruhi, mendengarkan, menyampaikan pernyataan, keterbukaan,
kepekaan yang merupakan cara paling efektif dalam mengubah sikap, pendapat dan
perilaku seseorang dengan efek umpan balik secara langsung.
Komunikasi dalam organisasi atau perusahaan dapat
menentukan efektif atau tidaknya suatu penyampaian pesan atau perintah antar
anggota organisasi, baik antara atasan dengan bawahan (downward communication), bawahan dengan atasan (upward communication), maupun antar
anggota yang jabatannya setaraf (lateral
communication).
Adapun komunikasi interpersonal efektif dalam
organisasi mencakup dua jenis, yaitu:
1.
Componential
Menjelaskan komunikasi antar
pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah
penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan
berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik dengan
segera.
2.
Situational
Interaksi tatap muka antara dua
orang dengan potensi umpan balik langsung dengan situasi yang mendukung
disekitarnya.
E. Model Pengolahan Informasi
Model
ini berdasarkan pada teori belajar kognitif (Piaget) dan berorientasi pada
kemampuan seseorang dalam memproses informasi untuk memperbaiki kemampuannya.
Pengolahan informasi mengacu kepada cara orang menangani rangsangan dari
lingkungan, mengorganisasi data, mengembangkan konsep dan memecahkan masalah,
serta menggunakan lambang verbal dan non verbal.
Model
pengolahan informasi mencakup empat jenis, yaitu:
1.
Rational
Model
ini berasumsi bahwa orang beroperasi dalam model pengolahan dikontrol
menggunakan prosedur analitis.
2.
Limited Capacity
Model
ini menunjukkan bagaimana orang menyederhanakan pengolahan informasi.
3.
Expert
Model
ini bergantung pada model Limited Capacity.
4.
Cybernetic
Model ini berpendapat bahwa
informasi diproses dari waktu ke waktu.
F. Model Interaktif Manajemen
Model
interaktif manajemen mencakup lima jenis, yaitu:
1.
Confidence
Dalam
manajemen, timbulnya suatu interaksi karena adanya rasa nyaman. Kenyamanan
tersebut dapat membuat suatu organisasi bertahan lama dan menimbulkan suatu
kepercayaan dan pengertian.
2.
Immediacy
Ini
adalah model organisasi yang membuat suatu organisasi tersebut menjadi segar
dan tidak membosankan.
3.
Interaction Management
Adanya
berbagai interaksi dalam manajemen, seperti mendengarkan dan juga menjelaskan
kepada berbagai pihak yang bersangkutan.
4.
Expressiveness
Mengembangkan
suatu komitmen dalam suatu organisasi dengan berbagai macam ekspresi perilaku.
5.
Other Orientation
Adanya komunikasi antara komunikasi
dengan satu pihak ke pihak lain, sebagai tukar menukar informasi.
Sumber
Andayani.
(2015). Problema dan aksioma: dalam
metodologi pembelajaran bahasa Indonesia. Yogyakarta: Deepublish.
Briliani,
N. I. (2015). Psikologi manajemen tugas
VI. Diakses pada 28 Desember 2015 dari http://nataliabriliani.blogspot.co.id/2015_12_01_archive.html.
Efektivitas
komunikasi interpersonal. Diakses pada tahun 2013 dari http://www.psychologymania.com/2013/04/efektivitas-komunikasi-interpersonal.html.
Novianty,
A. (2014). Komunikasi dalam manajemen.
Diakses pada 14 Januari 2014 dari http://alvi-novianty.blogspot.co.id/2014/01/komunikasi-dalam-manajemen.html.
Purwanto,
Djoko. (2006). Komunikasi bisnis edisi
ketiga. Jakarta: Erlangga.
Rumanti,
M. A. (2002). Dasar-dasar public
relations: teori dan praktik. Jakarta: PT Grasindo.
Sukoco,
B. M. (2007). Manajemen administrasi perkantoran
modern. Jakarta: Erlangga
Suprapto,
Tommy. (2009). Pengantar teori dan
manajemen komunikasi. Yogyakarta: Media Pressindo.
Yasa,
R. (2015). Komunikasi dalam manajemen.
Diakses pada 17 Januari 2015 dari http://rizkitriyasa.blogspot.co.id/2015/01/komunikasi-dalam-manajemen.html.
